Munkaidő-ellenőrzés a havi ellenőrzési folyamatban

A havi ellenőrzési folyamat Munkaidők lépése minden időt rögzítő kollégánál összeveti a hónapra rögzített órákat a HR profil alapján elvárt óraszámmal, és állapotot ad rá: Rendben, Hiányos, Túlrögzítés, Hiányzó vagy Nem szükséges. A hónap zárását nem akadályozza, csak figyelmeztet.

A Pénzügy → Havi ellenőrzési folyamat oldal Munkaidők lépésében soronként látszik a hónap munkaidő-mérlege: Elvárt (óra), Könyvelt idő (óra), Eltérés (óra), Szabadság (nap), Státusz és a javító műveletek. Az oldalhoz a Számlázás modul kezelési joga kell.

Hogyan számolódik az elvárt óra?

• Napi elvárás = a HR profilon megadott heti óraszám osztva a heti munkanapok számával (például 40 / 5 = napi 8 óra). Ha a szerződés a csapat munkaheténél kevesebb napra szól (például heti 4 nap egy 5 napos csapatnál), a havi elvárás arányosan kisebb.
• Munkanap minden nap, ami nincs a csapat céges szabadnapjai között (Szabadság beállítások → Céges szabadnapok). A naptár mondja meg, mi nem munkanap: a felvitt hétvégék, ünnepnapok és céges leállások. Egy hétvégén is dolgozó csapatnál így a szombat munkanap, és egy ledolgozós szombat is annak számít. Ami nincs felvíve a naptárba, az munkanap – egy hiányzó ünnepnap tehát feleslegesen növeli az elvárt munkaidőt.
• Szabadság és távollét: az elfogadott szabadságkérelmek munkanapra eső napjai csökkentik az elvárást (a félnapos kérelem fél nappal), és ugyanígy a HR-ben rögzített távollétek is (betegség, szülési és gyermekgondozási, fizetés nélküli szabadság) – ezek mindig egész napot jelentenek. Ha ugyanarra a napra szabadság és távollét is esik, csak egyszer vonódik le. Hétvégére vagy ünnepre eső nap nem von le semmit.
• Részleges hónap: ha a foglalkoztatás a hónap közben kezdődik vagy ér véget, csak az aktív napok számítanak.

Könyvelt idő: a hónapban indított időnaplók hosszának összege. Eltérés = könyvelt − elvárt (negatív, ha kevesebb). A Szabadság (nap) oszlop a hónapra eső elfogadott szabadság naptári napjait mutatja, az elvárásból viszont csak a munkanapra eső rész vonódik le – ezért a két szám eltérhet.

Állapotok (a tűréshatár csapatszintű, alapesetben ±8 óra):

• Rendben – az eltérés a tűréshatáron belül van.
• Hiányos – a rögzített óra a tűréshatárnál is kevesebb az elvártnál.
• Túlrögzítés – a tűréshatárnál több óra van rögzítve; érdemes duplán rögzített időnaplót keresni.
• Hiányzó – van elvárás, és a hónapra egyetlen óra sincs rögzítve.
• Nem szükséges – a kolléga HR profilján nincs heti óraszám vagy heti munkanap, vagy kötetlen a munkaideje. Ha a csapat kikapcsolta a munkaidő-ellenőrzést a HR beállításokban, minden sor ezt az állapotot kapja.

Műveletek az eltérő sorokon (jogosultságtól függően): Szabadság kiadása (a hiányból számolt napszám-javaslattal), HR feljegyzés, HR profil megnyitása, a havi időnaplók megnyitása és Emlékeztető küldése a kollégának. Szabadságot kiadni és emlékeztetőt küldeni csak hiányos vagy hiányzó sornál lehet.

A figyelmeztetések száma a lépés fejlécében is látszik. Rendszeres, automatikus emlékeztetőket a HR beállításoknál kapcsolhat be.

Bővebben: munkaidő és jelenléti ívek a Demona HR-ben.