Számla kiküldése e-mailben, fizetési emlékeztető és felszólítás

A Demona a saját rendszercíméről, az Ön cége nevében e-mailben elküldi a kiállított számla PDF-jét az ügyfélnek, és ha bekapcsolja, a határidő előtt emlékeztetőt, utána felszólítást is küld. Mindhárom levél külön kapcsolható, a napok megadhatók, a szövegük szerkeszthető sablon.

Három levéltípus:

• Számlaértesítő – a számla kiállítása után azonnal kimegy, mellékletként a számla PDF-jével.
• Fizetési emlékeztető – a fizetési határidő előtt (alapból 3 nappal), ha a számla még nincs kifizetve. Csak akkor megy ki, ha a fizetési határidő ennél hosszabb, hogy ne érkezzen közvetlenül a számla után.
• Fizetési felszólítás – a határidő után (alapból 3 nappal), ha a számla még mindig nincs kifizetve.

Bekapcsolás: a Beállítások → E-mail sablonok oldalon, a Számla e-mailek résznél az Automatikus kiküldés kapcsolóval. Alapból ki van kapcsolva, és csak a bekapcsolás után a Demonából kiállított számlákra vonatkozik – a régebbi, lejárt számlák ügyfelei nem kapnak egyszerre leveleket. Alatta levelenként külön kapcsoló van, az emlékeztetőnél és a felszólításnál pedig megadható, hány nappal a határidő előtt, illetve után menjen ki. Itt adható meg a Válaszcím (Reply-To) is: az ügyfél válasza erre érkezik (üresen hagyva a csapat alapértelmezett címére), és kérhet másolatot a kiküldött levelekről. Ugyanitt szerkesztheti a három levél tárgyát és szövegét, helyőrzőkkel (a számla típusa, számlaszám, határidő, hátralék, bankszámlaszám stb.). A számla típusával ugyanaz a sablon díjbekérőre, előlegszámlára és helyesbítő számlára is megfelelő.

Egyszer megy ki. Minden automatikus levél számlánként egyszer megy ki. Kézzel bármikor elküldhető újra: a számla E-mailek fülén a Kiküldés e-mailben gombbal, a levél típusának kiválasztásával és előnézettel.

Mikor nem megy ki?

• Emlékeztető és felszólítás csak számlára, díjbekérőre, előlegszámlára és végszámlára megy; jóváíró, helyesbítő és sztornó számlára nem.
• Készpénzes, bankkártyás és utalványos számlára nem megy emlékeztető és felszólítás.
• Ha az ügyfélnek nincs e-mail címe, a számlaértesítő nem megy ki, és a naplóban „Kihagyva” sorként látszik az okkal. Emlékeztető és felszólítás ilyenkor akkor megy ki, amikor a címet megadják.
• Kimarad a levél akkor is, ha a számlához nincs PDF, vagy ha időközben kifizették. Sztornó számlára és szállítólevélre nem megy automatikus számlaértesítő.

Ügyfélszintű leállítás: a számla E-mailek fülén vagy a behajtási ügy oldalán beállítható, hogy egy ügyfélnek ne menjen automatikus emlékeztető és felszólítás. A számlaértesítő ettől még kimegy. A szüneteltetett vagy ügyvédnél lévő behajtási ügy számláira sem mennek ki automatikus emlékeztetők; az adós többi számlájára igen.

Megkapta-e? A számla E-mailek fülén minden levélnél látszik, hogy a címzett levelezőszervere átvette-e, vagy visszapattant (a cím nem létezik, a szerver elutasította, vagy átmeneti hiba, például tele a postafiók). Azt, hogy a címzett megnyitotta-e a levelet, a rendszer nem követi.

Minden kiküldött levél a Postakönyvben is megjelenik, a papíralapú levelezés mellett.

Bővebben: számlaértesítők és fizetési emlékeztetők.