Munkaidő-ellenőrzés és emlékeztetők beállítása
A HR beállítások oldal Általános fülén kapcsolhatja be a havi munkaidő-ellenőrzést, és adhatja meg az elfogadható havi eltérést. Bekapcsolt ellenőrzés mellett két automatikus emlékeztető is beállítható: egy napi jelzés azoknak, akik egy munkanapra semmilyen munkaidőt nem rögzítettek, és egy hónap eleji emlékeztető azoknak, akiknek az előző hónapja „Hiányos” vagy „Hiányzó” lett. Kikapcsolt ellenőrzés mellett egyik emlékeztető sem megy ki.
Az oldalt a Beállítások → HR beállítások menüből nyithatja meg; adminisztrátori jogosultság kell hozzá.
Havi munkaidő-ellenőrzés
A Havi munkaidő-ellenőrzés alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Bekapcsolva a Pénzügy → Havi ellenőrzési folyamat oldal Munkaidők lépése összeveti a rögzített órákat a HR profil alapján elvárt óraszámmal.
Az Elfogadható havi eltérés (óra) mezőben adhatja meg a tűréshatárt (alapértelmezés: 8 óra, 0 és 200 óra között). Ha az eltérés ezen belül marad, a kolléga sora „Rendben” állapotú. Kikapcsolt ellenőrzés mellett a lépés jelzi, hogy az ellenőrzés nincs bekapcsolva. A számítás részleteit a „Munkaidő-ellenőrzés a havi záráson” cikk írja le.
Munkaidő-emlékeztetők
A Munkaidő-emlékeztetők választói csak bekapcsolt ellenőrzés mellett jelennek meg.
- Napi jelzés: Nincs / Reggel, az előző munkanapról (reggel 8-kor) / Este, az aznapi munkanapról (este 8-kor).
- Havi zárós emlékeztető: Nincs / Hónap elején, az előző hónapról (a hónap első napján reggel 8-kor).
Az időpontok a csapat időzónája szerint értendők.
Ki kapja a napi jelzést?
Az a munkaidőt rögzítő kolléga, akinek a HR profilja szerint van elvárt munkaideje, a foglalkoztatása aktív, az adott nap munkanap (nem céges szabadnap), és arra a napra egyetlen időbejegyzése sincs.
Nem kap napi jelzést:
- akinek a szerződése kevesebb napra szól, mint a csapat munkahete – nála nem tudható, melyik nap a szabadnapja, ezért rá csak a havi ellenőrzés vonatkozik;
- aki aznap egész napos elfogadott szabadságon van;
- akinek aznapra távollét (például betegszabadság) van rögzítve a HR-ben.
Félnapos szabadság nem mentesít, mert a nap másik felére továbbra is elvárt a rögzítés.
Ki kapja a havi emlékeztetőt?
Akinek az előző havi ellenőrzése „Hiányos” vagy „Hiányzó” lett. A „Túlrögzítés” nem jár emlékeztetővel, mert ott nincs mit pótolni.
A kollégák saját beállításai
Mindkét emlékeztetőt a kollégák maguk is ki-be kapcsolhatják, és megválaszthatják, milyen csatornán kapják („Napi emlékeztető hiányzó munkaidőről”, „Havi emlékeztető hiányzó munkaidőről”). Ezt az Értesítési beállítások oldalon tehetik meg, amely az értesítések lenyíló ablakának alján, a Beállítások hivatkozással nyílik meg. Alapértelmezés szerint e-mailben és az alkalmazáson belül is megérkeznek.
Egy-egy kollégának kézzel is küldhet emlékeztetőt a Havi ellenőrzési folyamat oldal Munkaidők lépésében, az Emlékeztető küldése gombbal.
Bővebben: jelenléti ív minta.