Acceptarea unei facturi primite

Prin acceptare înregistrați că o factură primită vă este într-adevăr adresată și corespunde unei tranzacții reale. Sosirea ei (din NAV sau prin e-mail) nu înseamnă acceptare: oricine poate emite o factură oricui. Decideți pe pagina facturii, în panoul Acceptarea facturii, sau în masă din lista de facturi. O factură respinsă nu poate fi aprobată și nu poate fi plătită până când respingerea nu este revocată.

Pe factură: în panoul Acceptarea facturii de pe pagina facturii decideți cu Acceptați sau Respingeți. Respingerea necesită un motiv. Revocați decizia anulează decizia; și revocarea unei respingeri necesită un motiv.

În masă: selectați facturile în lista de facturi și alegeți Acceptare… (cel mult 100 de facturi odată). Facturile emise și cele asupra cărora s-a decis deja sunt omise – o acțiune în masă nu suprascrie niciodată o decizie anterioară.

Împreună cu aprobarea: o politică de aprobare poate accepta factura atunci când este trimisă spre aprobare sau la aprobarea finală. Nici aceasta nu suprascrie o decizie existentă.

O aprobare respinsă nu înseamnă în sine că factura este respinsă ca nefiind a dumneavoastră. Setarea Acceptare la respingerea aprobării a politicii schimbă acest lucru: fie revocă acceptarea dată de fluxul de aprobare (o decizie manuală rămâne), fie respinge acceptarea în numele aprobatorului, cu motivul respingerii. Dacă cererea a ajuns doar la persoana greșită, aprobatorul ar trebui să o trimită înapoi, nu să o respingă.

Asistentul AI poate propune și el o acceptare sau o respingere, dar aceasta se execută doar după ce cineva o aprobă în Demona.

Ce înseamnă respingerea: o factură respinsă nu poate fi trimisă spre aprobare, nu poate fi aprobată și nu poate primi aprobare de transfer. La trimiterea la bancă este semnalată și poate fi lăsată în afara lotului. Dacă trebuie totuși plătită, revocați mai întâi respingerea.

Filtrare: lista de facturi poate fi filtrată după starea acceptării (fără decizie / acceptată / respinsă), data deciziei, persoana care a decis și modul deciziei (pe factură, prin acțiune în masă, la aprobare, prin asistentul AI).

Corectarea unei facturi acceptate: pe pagina facturii, în meniul Mai multe acțiuni, Revocați decizia anulează acceptarea, iar Respingeți acceptarea o respinge într-un singur pas (cu motiv) – de exemplu, când o politică de aprobare a acceptat-o din greșeală.

Butoanele de acceptare pot fi dezactivate în setările Politici de aprobare; deciziile existente rămân vizibile, o respingere poate fi în continuare revocată, iar o factură acceptată poate fi în continuare revocată sau respinsă din meniul Mai multe acțiuni. Pentru a decide este nevoie de dreptul de gestionare a modulului Facturare.

Aflați mai multe: elementele obligatorii ale facturii și o politică de acceptare a facturilor (în maghiară).