Gestionarea programărilor și notificările

Faceți clic pe o programare pentru a o confirma, anula sau marca drept Finalizată ori Nu s-a prezentat. Clientul primește un e-mail despre fiecare modificare, iar dumneavoastră primiți notificări despre programările noi și anulări. Cu Programare nouă puteți înregistra manual o programare.

Stări și acțiuni

• În așteptarea confirmării – programare primită de pe site când confirmarea automată este dezactivată. Aprobați-o cu Confirmați.
• Confirmată – intervalul este ocupat. Cu Anulați programarea o puteți anula; puteți introduce și un motiv, iar clientul primește un e-mail.
• După ora de început, programarea poate fi marcată drept Finalizată sau Nu s-a prezentat.
• Anulată – intervalul este din nou disponibil.

În detalii vedeți locația, datele de contact și observațiile clientului, sursa programării (Site web, Înregistrare manuală sau Asistent AI), programările anterioare și clientul din CRM căruia îi aparține programarea.

Clientul în CRM

Fiecare persoană care face o programare devine automat client. Sistemul caută mai întâi un client sau o persoană de contact existentă după adresa de e-mail, apoi după numărul de telefon; dacă nu găsește, creează un client nou cu numele persoanei și o adaugă drept contact principal. Astfel, toate programările unei persoane care revine sunt asociate aceluiași client. Datele clientului respectă regulile CRM – ștergerea după 24 de luni configurată pentru programări nu afectează clientul.

Înregistrarea manuală a unei programări

Cu Programare nouă selectați locația (dacă sunt mai multe), serviciul, specialistul (sau Orice specialist disponibil), ziua și un interval liber, apoi introduceți datele clientului. Bifând Programare în afara orelor de lucru, puteți rezerva un anumit specialist în afara programului său. Dacă introduceți o adresă de e-mail, clientul primește o confirmare cu un fișier de calendar.

Notificări

• Pentru dumneavoastră: notificările despre programări noi și anulări ajung la utilizatorii care gestionează modulul, utilizatorul asociat specialistului, specialistul și adresa de notificare a unității. Canalul – e-mail, Demona sau ambele – se configurează în preferințele de notificare, în grupul Programări.
• Pentru client: confirmarea primirii, cu fișier de calendar (.ics) și link de anulare, confirmarea aprobării, un memento înaintea programării și o notificare dacă programarea este anulată.

Calendar și păstrarea datelor

Programările apar și în pagina Calendar din Demona (filtrul Programare), doar pentru vizualizare. Datele personale ale clientului sunt șterse automat la 24 de luni după programare; programarea în sine se păstrează pentru statistici.

Asistent AI

Asistentul AI (MCP), dacă îl autorizați la acordarea accesului, poate consulta intervalele disponibile și programările și poate propune o programare, o anulare sau modificarea orelor de lucru. Aceste acțiuni se execută numai după ce cineva le aprobă în Demona.