Invitarea respondenților, grupuri și mementouri

Invitați respondenții la un chestionar cu nume și adresă de e-mail, pe rând sau ca grup. Un grup asociat unui chestionar îl atribuie membrilor actuali și celor adăugați ulterior. Invitatul primește un link de autentificare valabil 7 zile; cine nu a completat încă poate primi mementouri programate sau manuale.

Cine sunt respondenții. Respondenții nu sunt utilizatori ai echipei: sunt participanți externi (partener, subcontractor, candidat) care completează pe propriul portal. Fiecărei adrese de e-mail îi corespunde un singur respondent pe echipă.

Invitare. Cu butonul Invită al chestionarului indicați numele, adresa de e-mail și, opțional, limba e-mailurilor (implicit, limba utilizatorului care invită). Dacă adresa are deja un respondent, este folosit acesta – unul șters este restaurat –, iar numele și limba lui nu sunt suprascrise. Respondentul primește prin e-mail un link de autentificare de unică folosință, valabil 7 zile.

În fila Participanți, Retrimite invitația trimite un link nou, iar Retrage chestionarul elimină atribuirea. Dacă un grup asociat îl include încă pe respondent, chestionarul îi rămâne prin intermediul grupului.

Grupuri (Chestionare → Respondenți → Grupuri). Adăugați într-un grup respondenți existenți sau persoane noi (cu nume și adresă). Dacă asociați grupul unui chestionar, fiecare membru actual și viitor primește chestionarul și o invitație. Dezasocierea grupului, eliminarea unui membru sau ștergerea grupului retrage chestionarul de la cei pe care niciun alt grup asociat sau invitație directă nu îi mai acoperă. Completările anterioare se păstrează în toate cazurile.

Mementouri.

• Programate – conform câmpului Memento (zile) din Setări → Programare și mementouri, în fiecare zi la 9:00, celor care nu au completat (sau au de refăcut completarea) și al căror ultim e-mail are cel puțin atâtea zile. Pe rundă se trimit cel mult 3 mementouri; trimiterea completării reîncepe numărătoarea. Doar pentru un chestionar activ și deschis pentru completare.
• Manuale – imediat, cu butonul Memento. Funcționează doar cât timp chestionarul este activ și deschis, îi omite pe cei care au primit un e-mail în ultimele 24 de ore și nu se socotește în cele 3 programate.

Fiecare memento conține un link nou, valabil 7 zile.

Ștergerea unui respondent sau corectarea adresei. Un respondent șters nu se mai poate autentifica, iar linkurile lui deschise nu mai funcționează; răspunsurile lui se păstrează, iar invitarea din nou a aceleiași adrese îl restaurează. Corectarea adresei de e-mail a unui respondent anulează linkurile trimise la adresa veche și încheie orice sesiune deschisă cu ea.