Kitöltők meghívása, csoportok és emlékeztetők

A kitöltőket névvel és e-mail-címmel hívhatja meg egy kérdőívre, egyenként vagy csoportként. Egy csoport kérdőívhez kapcsolva a jelenlegi és a később hozzáadott tagoknak is kiosztja azt. A meghívott e-mailben 7 napig érvényes belépő linket kap; aki még nem töltötte ki, ütemezett vagy kézi emlékeztetőt kaphat.

Kik a kitöltők. A kitöltők nem a csapat felhasználói: külsős résztvevők (partner, alvállalkozó, jelentkező), akik a saját portáljukon töltenek ki. Egy e-mail-címhez csapatonként egy kitöltő tartozik.

Meghívás. A kérdőív Meghívás gombjával adja meg a nevet, az e-mail-címet és opcionálisan a levelek nyelvét (alapból a meghívó felhasználó nyelve). Ha a címhez már van kitöltő, a rendszer őt használja – a korábban törölt kitöltőt is visszaállítja –, a nevét és a nyelvét pedig nem írja felül. A kitöltő e-mailben kap egy 7 napig érvényes, egyszer használható belépő linket.

A Kitöltők fülön a Meghívó újraküldése friss linket küld, a Kérdőív elvétele megszünteti a hozzárendelést. Ha a kitöltőt egy hozzákapcsolt csoport még tartalmazza, a kérdőív a csoporton keresztül nála marad.

Csoportok (Kérdőívek → Kitöltők → Csoportok). Egy csoportba meglévő kitöltőket vagy új embereket (névvel és címmel) vehet fel. Ha a csoportot kérdőívhez kapcsolja, minden jelenlegi és később hozzáadott tag megkapja a kérdőívet, és meghívót kap róla. A csoport leválasztása, egy tag eltávolítása vagy a csoport törlése elveszi a kérdőívet azoktól, akiket más kapcsolt csoport vagy közvetlen meghívás nem tart meg. A korábbi kitöltések minden esetben megmaradnak.

Emlékeztetők.

• Ütemezett – a Beállítások → Időzítés és emlékeztetők alatt megadott Emlékeztető (nap) szerint, minden nap 9:00-kor annak megy, aki még nem töltötte ki (vagy esedékes az ismétlése), és a legutóbbi levele legalább ennyi napos. Körönként legfeljebb 3 emlékeztető megy ki; a beküldés újraindítja a számlálást. Csak aktív és éppen kitölthető kérdőívhez.
• Kézi – az Emlékeztető gombbal azonnal. Csak aktív és kitölthető kérdőívnél működik, kihagyja azt, aki az elmúlt 24 órában már kapott levelet, és nem számít bele az ütemezett 3-ba.

Minden emlékeztető friss, 7 napig érvényes linket visz.

Kitöltő törlése vagy címének javítása. A törölt kitöltő nem tud belépni, a nyitott linkjei érvényüket vesztik, a válaszai megmaradnak; ugyanennek a címnek az újbóli meghívása visszaállítja. Ha egy kitöltő e-mail-címét javítja, a régi címre küldött linkek érvénytelenné válnak, és a régi címmel nyitott munkamenet is véget ér.