Foglalások kezelése és értesítések

Egy foglalásra kattintva megerősítheti, lemondhatja, vagy Teljesítve, illetve Nem jelent meg állapotba teheti. Minden változásról a vendég e-mailt kap, Ön pedig értesítést az új foglalásokról és a lemondásokról. Az Új foglalás gombbal kézzel is rögzíthet foglalást.

Állapotok és műveletek

• Megerősítésre vár – a weboldalról érkezett, ha az automatikus megerősítés ki van kapcsolva. A Megerősítés gombbal hagyja jóvá.
• Megerősítve – az időpont foglalt. A Lemondás gombbal lemondhatja; megadhat okot is, és a vendég e-mailt kap róla.
• Az időpont kezdete után a foglalás Teljesítve vagy Nem jelent meg állapotba tehető.
• Lemondva – az időpont újra szabad.

A részleteknél látja a helyszínt, a vendég elérhetőségét, a megjegyzését, a foglalás forrását (Weboldal, Kézi rögzítés vagy AI-asszisztens), a vendég korábbi foglalásait és az ügyfelet, akihez a foglalás tartozik.

Ügyfél a CRM-ben

Minden vendég automatikusan ügyfél lesz. A rendszer először e-mail-cím alapján keres meglévő ügyfelet vagy kapcsolattartót, utána telefonszám alapján; ha nem talál, új ügyfelet hoz létre a vendég nevével, és a vendéget felveszi elsődleges kapcsolattartónak. Így egy visszatérő vendég minden foglalása ugyanahhoz az ügyfélhez kerül. Az ügyfél adatait a CRM szabályai szerint kezeli – a foglalásoknál beállított 24 hónapos törlés az ügyfelet nem érinti.

Foglalás rögzítése kézzel

Az Új foglalás gombbal választ helyszínt (ha több van), szolgáltatást, szakembert (vagy Bárki szabad), napot és szabad időpontot, majd megadja a vendég adatait. A Nyitvatartáson kívüli időpont jelölővel munkaidőn kívülre is foglalhat egy konkrét szakemberhez. Ha e-mail-címet ad meg, a vendég visszaigazolást kap naptárfájllal.

Értesítések

• Önnek: új foglalásról és lemondásról értesítést kapnak a modul kezelői, a szakemberhez kötött felhasználó, a szakember és az üzlet értesítési címe. Hogy e-mailben, a Demonában vagy mindkettőben, azt az értesítési beállításoknál, az Időpontfoglalás csoportban állíthatja.
• A vendégnek: visszaigazolás naptárfájllal (.ics) és egy lemondási linkkel, megerősítés, emlékeztető az időpont előtt, és értesítés, ha lemondják.

Naptár és megőrzés

A foglalások a Demona Naptár oldalán is megjelennek (Foglalás szűrő), csak olvashatóan. A vendég személyes adatai az időpont után 24 hónappal automatikusan törlődnek; a foglalás maga, statisztikának, megmarad.

AI-asszisztens

Az AI-asszisztens (MCP) – ha a hozzáférésnél engedélyezi – lekérdezheti a szabad időpontokat és a foglalásokat, és kezdeményezhet foglalást, lemondást vagy munkaidő-módosítást. Ezek csak azután történnek meg, hogy valaki a Demonában jóváhagyta őket.